Entretien et réparation
De la réparation à la facture.
Un client vous apporte une machine à réparer. Gardez son équipement, les tâches de l’atelier et la facturation liés au bon de travail. Votre propre flotte y a aussi sa place.
John Doe signale que sa plaque vibrante, la machine client C-01, démarre difficilement. La même machine entre dans un bon de travail avec une tâche d’inspection et une bougie illustrative. Une action explicite Créer une facture relie ensuite le travail applicable à une facture distincte. La séquence ne montre ni diagnostic, ni réparation confirmée, ni prix, ni paiement.
- La machine du client
C-01 appartient à John Doe. Le problème est signalé par le client.
- Ouvrir le bon de travail
Garder la machine et le client avec le dossier d’atelier.
- Garder le travail ensemble
Une tâche d’inspection et une pièce appartiennent à cette réparation.
- Créer explicitement la facture
Le bureau choisit l’action de facturation.
- Suivre la facture liée
La facture reste liée à la réparation; elle ne prouve pas un paiement.
01Équipement du client et demande
Commencez avec sa machine.
Ouvrez un bon de travail pour l’équipement du client et décrivez le problème. L’atelier retrouve la machine, le client et sa demande au même endroit. Aucune location n’est nécessaire.
Les étapes en détail
Identifier l’équipement du client
Choisissez l’équipement du client et vérifiez son identité et les coordonnées du client. La réparation est liée à la bonne machine et au bon client.
Décrire le travail demandé
Créez le bon de travail pour la succursale, puis décrivez le problème et les détails utiles. L’atelier sait ce que le client vous demande de vérifier.
Le comptoir de service choisit Sur produit externe pour la plaque vibrante C-01 appartenant à John Doe. La machine entre dans un bon de travail et la demande client, Démarrage difficile, est consignée. Aucune location, aucun diagnostic ni estimation ne sont créés automatiquement.
- Équipement du client
John Doe et la machine C-01 sont le point de départ.
- Créer le bon pour un produit externe
Le parcours Sur produit externe conserve la machine choisie.
- Consigner la demande du client
Démarrage difficile est un signalement client, pas un diagnostic logiciel.
02Instructions et suivi des tâches
Clarifiez le travail à faire.
Donnez des instructions claires au mécanicien. Gardez les tâches assignées et leur avancement dans le bon de travail pour que la prochaine personne sache où en est la réparation.
Les étapes en détail
Préparer les tâches
Ajoutez les tâches, les instructions et la personne responsable, ou appliquez un gabarit de tâches approprié. Le mécanicien sait quel travail effectuer.
Consigner l’avancement
Démarrez la tâche et marquez-la comme terminée une fois ce travail effectué. Le comptoir voit les tâches en cours et celles qui sont terminées.
Le mécanicien ouvre la tâche d’inspection de la machine client C-01, lit les instructions et choisit Démarrer. Cette tâche passe à En cours. Après une interruption éditoriale pour le travail réel, Terminer marque la tâche Terminée. Le bon de travail, le résultat de la réparation et le paiement ne sont pas automatiquement terminés.
- Choisir la tâche
L’inspection appartient au bon de travail de C-01.
- Lire les instructions
La tâche sélectionnée ouvre ses détails.
- Démarrer la tâche
Démarrer passe cette tâche à En cours.
- Effectuer le travail réel
Une interruption éditoriale sépare l’inspection réelle de l’animation.
- Consigner cette tâche comme terminée
Terminer achève cette tâche, pas le bon de travail au complet.
03Pièces et main-d’œuvre
Les pièces et le travail, ensemble.
Ajoutez les pièces nécessaires et indiquez celles qui sont réservées ou utilisées. Gardez les détails de main-d’œuvre et les choix de facturation dans le même bon de travail.
Les étapes en détail
Consigner les pièces
Choisissez la pièce en stock et la quantité, puis indiquez son état réel : réservée ou utilisée. L’équipe distingue les pièces mises de côté de celles déjà utilisées.
Garder le détail du travail
Vérifiez la description de la tâche, sa durée, son prix et son caractère facturable. Le bureau retrouve les détails du travail et les choix de facturation avec la réparation.
Une bougie illustrative, en quantité de une, est liée au bon de travail de C-01 pour John Doe. L’équipe change explicitement l’état de la pièce de Réservé à Utilisé après le travail physique. Elle vérifie séparément l’attribut Facturable de la tâche d’inspection. Aucun diagnostic, aucune compatibilité, aucun stock, prix ou calcul automatique de main-d’œuvre ne sont affirmés.
- Ajouter la pièce au dossier
Une bougie rejoint la même réparation.
- Garder l’état de la pièce explicite
Réservé signifie que la pièce est mise de côté, pas consignée comme utilisée.
- Choisir l’état réel
L’équipe choisit Utilisé après le travail physique.
- L’utilisation est consignée
L’état Utilisé reste lié à la quantité de une et au même bon de travail.
- Vérifier la facturation de la tâche
La tâche d’inspection possède son propre attribut Facturable.
04Facturation de la réparation
Facturez le travail, avec le détail.
Vérifiez les tâches et les pièces facturables, puis créez la facture client à partir du bon de travail. Les frais gardent leur lien avec la réparation.
Les étapes en détail
Vérifier ce qui sera facturé
Vérifiez les tâches et les pièces facturables du bon avant de créer la facture. Les frais correspondent au travail et aux pièces consignés.
Créer la facture liée
Créez la facture à partir du bon de travail et vérifiez le client, les articles et les frais. Vous pouvez retrouver la réparation à partir de la facture et suivre le solde restant.
Préparer la remise au client
Revoyez le travail effectué, terminez le bon lorsque le travail est fini et convenez de la remise de la machine avec le client. Le client sait ce qui a été fait et comment récupérer sa machine.
Le bureau vérifie la tâche d’inspection facturable applicable et la bougie, puis choisit explicitement Créer une facture. Ces références passent dans une facture créée qui conserve John Doe et l’équipement C-01. Ce n’est ni un paiement ni une obligation de terminer toutes les tâches avant de facturer.
- Vérifier le travail facturable
La tâche d’inspection et la pièce restent liées à C-01.
- Garder le détail des frais
La tâche et la pièce sont des éléments sources distincts.
- Créer la facture
Une action explicite crée la facture client liée.
- Suivre la source et le solde
La facture conserve son bon de travail source; le paiement est distinct.
05Votre flotte et son historique
Prenez soin de vos machines aussi.
Votre Flotte d’inventaire a aussi besoin d’entretien. Ouvrez un bon de travail interne, suivez les tâches et les pièces, puis gardez l’historique avec la machine. Ce travail n’a pas à devenir une facture client.
Les étapes en détail
Ouvrir un travail pour votre machine
Choisissez l’équipement interne à inspecter, à entretenir ou à réparer. Le travail part de votre machine plutôt que de celle d’un client.
Garder l’historique d’entretien
Consignez les tâches et les pièces, puis consultez les bons liés à la machine lorsqu’elle demande de nouveau de l’attention. Le prochain travail peut s’appuyer sur ce qui a déjà été consigné.
Il s’agit d’un exemple différent : la machine interne F-02, pas C-01 de John Doe. L’équipe choisit Sur produit interne, ouvre un bon d’inspection et garde ce bon dans l’historique lié à la machine. Aucune facture client, planification automatique ni disponibilité universelle pour la location ne sont suggérées.
- Votre propre équipement
F-02 est une machine interne distincte de C-01, qui appartient au client.
- Ouvrir un bon interne
Le parcours Sur produit interne lie un bon d’inspection à F-02.
- Garder le travail dans son historique
La prochaine personne peut consulter le bon lié à cette même machine.
Votre atelier, vos questions
Un parcours clair, pour votre équipe.
Puis-je réparer la machine d’un client sans la lui louer?
Oui. Créez un bon de travail pour l’équipement du client. La machine et le client restent liés à la réparation, et vous pouvez facturer les tâches et les pièces facturables qui s’y rapportent.
Puis-je aussi entretenir mon propre équipement?
Oui. L’équipement interne et le travail lié à une location ont leurs propres points de départ. Vous pouvez suivre les tâches, les pièces et l’historique consigné sans traiter chaque travail interne comme une réparation facturée au client.
Puis-je réutiliser les mêmes tâches d’inspection ou d’entretien?
Oui. Appliquez un gabarit approprié pour ajouter ses tâches au bon de travail. L’équipe suit ensuite les instructions et consigne l’avancement à mesure que le travail est effectué.
Une pièce réservée est-elle déjà utilisée?
Non. Les pièces ont des états distincts : en attente, réservé et utilisé. Consignez l’état qui correspond au travail réel pour distinguer les pièces mises de côté de celles déjà utilisées.
Un bon de travail terminé signifie-t-il que le client a payé?
Non. La fin du travail, la création de la facture et le paiement sont distincts. Vérifiez le travail facturable, créez la facture et consultez les paiements reçus ainsi que le solde restant.
Le travail de votre atelier
Parlons d’une réparation courante.
La machine d’un client, une tâche, une pièce et votre choix de facturation. On fera le parcours dans Heyquip, puis on verra ce qui change pour votre propre équipement.
Parlons de votre équipe