Comptabilité et facturation
Facturez. Suivez chaque solde.
Remontez des factures de location, vente et réparation au travail effectué. Voyez ce que les clients vous doivent, ce que vous devez aux fournisseurs et les dossiers utiles à votre comptable.
Une facture ouverte existante concerne la location de EX-04 par John Doe et la période terminée du 7 septembre au 5 octobre 2026. Ouvrir sa commande source conserve la même machine et la même période. La scène revient à la facture et à un extrait de son résumé. Cette consultation ne crée ni facture, ni paiement, ni crédit, ni solde chiffré.
- Partir d’une facture existante
John Doe, EX-04 et la période terminée identifient le travail.
- Ouvrir sa commande source
La référence mène à la même location, pas à une autre transaction.
- Revenir à la même facture
Consulter la source ne facture ni ne paie rien.
- Vérifier le solde
Les paiements et le solde sont des éléments distincts du résumé.
01Factures de location, vente et réparation
D’où vient la facture?
Partez du travail déjà consigné. Les factures de location et de vente restent liées à leur commande. Celles d’une réparation client gardent la référence au bon de travail, pour que le bureau puisse retracer les frais.
Les étapes en détail
Réviser ce qui doit être facturé
Ouvrez la commande ou le bon de travail et vérifiez les articles, les dates et les frais à facturer. La facture part du travail concerné plutôt que d’une liste de frais sans contexte.
Créer et retracer la facture
Créez la facture avec l’action de facturation appropriée, puis vérifiez le client, les lignes et la référence source. Vous pouvez expliquer les frais et revenir au dossier lorsqu’une question se pose.
Une facture existante identifie John Doe, la Kubota KX040-5 EX-04 et la période du 7 septembre au 5 octobre 2026. Sa référence de commande est sélectionnée puis portée dans la commande source correspondante. La facture reste liée en dessous. Cet extrait de consultation ne crée pas une deuxième facture et ne transforme pas l’équipement de location en réparation client.
- Lire la ligne de facture
La machine et la période facturée sont visibles.
- Suivre la référence de commande
La même référence sélectionnée rejoint la commande source.
- Garder les fiches liées
Le contexte de commande et la facture restent distincts.
02Facturation périodique des locations
Facturez. La location continue.
L’équipement peut rester en location pendant que vous facturez une période terminée. Révisez les périodes, choisissez ce qui doit être facturé et créez la facture sans consigner un retour.
Les étapes en détail
Réviser les périodes
Ouvrez la facturation de la commande et vérifiez les périodes de location existantes et ce qui est déjà facturé. Vous distinguez la période à facturer de la location qui se poursuit.
Créer la facture de période
Sélectionnez les lignes de période non facturées appropriées, puis créez la facture. Ces lignes gardent leur lien avec la location et la facture. L’équipement reste en location.
Cet exemple distinct de longue location va du 7 septembre au 2 novembre 2026 et est vérifié le 22 octobre. La ligne existante du 7 septembre au 5 octobre couvre 28 jours. Elle est sélectionnée, puis Créer une facture crée son lien de facture. La période suivante du 5 octobre au 2 novembre reste distincte et en cours. Aucune période arbitraire n’est créée, et facturer ne signifie ni paiement ni retour de l’équipement.
- Vérifier les périodes existantes
La première période de 28 jours est terminée; la suivante est en cours.
- Sélectionner la ligne terminée
La sélection utilise la période existante, pas un nouveau calendrier.
- Créer sa facture
Les dates sélectionnées sont portées dans l’extrait de facture.
- La location continue séparément
La période suivante reste au-dessus de la facture; aucun retour ni paiement n’est consigné.
03Factures et soldes clients
Voyez ce qui reste à recevoir.
Repérez les factures ouvertes et les soldes clients par ancienneté. Ouvrez la facture pour voir ses frais, les paiements et crédits appliqués, puis le montant qui reste à recevoir.
Les étapes en détail
Repérer le compte à suivre
Consultez les soldes du client par ancienneté et ses factures ouvertes. Vous savez quel solde consigné demande un suivi.
Vérifier les montants appliqués
Ouvrez la facture et consultez les paiements et crédits qui lui sont appliqués. Le solde reste distinct du total de la commande ou d’un paiement qui n’a pas encore été appliqué à cette facture.
Le bureau trouve John Doe dans son contexte de compte, puis ouvre la facture de période depuis la liste des factures. La même facture présente son résumé et son solde. L’illustration omet les montants et n’invente ni paiement, ni crédit appliqué, ni tranche de retard, ni affectation réussie.
- Trouver la liste des factures du client
John Doe reste le contexte du compte.
- Ouvrir la facture correspondante
La facture est choisie dans sa liste, pas dans une cellule de balance âgée.
- Lire l’extrait du résumé
Les paiements ont un rôle distinct; aucune nouvelle charge n’est effectuée.
- Garder le solde à recevoir en vue
Vérifier la facture ouverte avant le suivi approprié.
04Factures et paiements fournisseurs
Gardez la source du compte à payer.
Consignez la facture fournisseur avec le bon de commande, le bon de travail ou la sous-location concerné. Gardez la référence et les documents, puis suivez les paiements consignés et le solde à payer.
Les étapes en détail
Consigner la facture fournisseur
Saisissez la date, le montant et la référence de la facture avec sa source, son fournisseur et ses pièces justificatives. La facture peut être reliée à l’achat ou au travail qu’elle couvre.
Suivre le paiement consigné
Pour une facture liée à un bon de commande, consignez le paiement fournisseur avec sa date, son montant et sa référence, puis vérifiez le solde. Le paiement consigné et le montant restant demeurent avec la facture. Cette saisie ne fait pas de virement bancaire.
Il s’agit d’une facture fournisseur distincte pour l’achat distinct de EX-05 déjà reçue, pas de la location de EX-04 par John Doe. Ouvrir sa référence de bon de commande révèle la même famille de produits et l’identité distincte de la machine reçue. Le contexte des paiements fournisseurs et du solde est consulté sans montant ni formulaire. Consigner un paiement fournisseur n’envoie pas d’argent par une banque.
- Partir de la facture fournisseur
Le dossier fournisseur est distinct de la facture client.
- Ouvrir le bon de commande source
Cette source concerne l’achat distinct de EX-05 reçue.
- Reconnaître l’équipement reçu
Le modèle est connu, mais cette machine n’est pas EX-04.
- Vérifier les paiements consignés et le solde
Cet extrait ne déclenche aucun virement ni paiement fournisseur.
05Écritures comptables et exports
Les bons dossiers pour le comptable.
Lorsque Comptabilité est activée, consultez le plan comptable, les écritures et le grand livre. Préparez les rapports et fichiers d’export utiles à la révision de votre comptable.
Les étapes en détail
Suivre l’écriture comptable
Consultez les comptes et le grand livre disponibles, puis ouvrez la transaction liée pour en voir le détail. L’écriture reste liée à la facture, au paiement ou à l’achat concerné.
Préparer l’export
Choisissez le rapport, la période, la succursale et le format pris en charge pour le dossier à remettre. Vous obtenez un fichier à réviser ou à importer, pas une synchronisation continue avec un autre système comptable.
QuickBooks et Sage sont des formats d’export CSV. Votre comptable révise et importe le fichier. Ce ne sont pas des intégrations en direct.
Lorsque l’accès à la comptabilité est activé, une écriture peut mener à la même facture. La scène change ensuite explicitement de tâche pour le Rapport de fin de journée. La période de rapport fictive est du 1er au 22 octobre 2026 à la succursale A. QuickBooks (CSV) est choisi et Exporter mène à une remise illustrative de fichier sommaire d’écritures. Ce n’est ni un import de factures, ni une synchronisation, ni une preuve d’import externe. Aucun export réel ni incrément de numéro d’écriture n’est effectué.
- Partir d’une écriture liée
L’accès à la comptabilité dépend de la configuration et des permissions.
- Consulter la facture source
John Doe et EX-04 restent le contexte source.
- Passer à la tâche de rapport
Choisir séparément la période et la succursale du rapport.
- Choisir le format de fichier
Le CSV QuickBooks est un format sommaire d’écritures, pas un connecteur.
- Exporter le rapport
Le format choisi mène à la remise d’un fichier.
- Remettre au comptable
Le comptable traite séparément la révision et l’import.
Votre bureau, vos questions
Chaque facture, dans son contexte.
Puis-je facturer les locations, ventes et réparations clients?
Oui. Les locations et les articles vendus peuvent partager une commande, et leurs factures gardent cette source. Les factures de réparation client proviennent de leur bon de travail. Ces parcours sont liés, sans fusion automatique de tous les travaux sur une seule facture.
Puis-je facturer avant le retour de l’équipement?
Oui. La facturation périodique permet de réviser les périodes de location et de créer la facture appropriée pendant que la location continue. Cette facture ne consigne pas un retour. Le parcours présenté demande une action de facturation, pas une programmation automatique des factures.
Créer une facture veut-il dire qu’elle est payée?
Non. La facture consigne les frais. Les paiements et crédits appliqués à cette facture déterminent le montant restant. Un paiement consigné sur une commande, mais non appliqué à la facture, ne règle pas celle-ci.
Consigner un paiement fournisseur envoie-t-il l’argent?
Non. La saisie consigne les détails du paiement et met à jour le montant payé et le solde de la facture. Le virement ou l’autre mode de paiement est effectué séparément de cette saisie.
Heyquip possède-t-il ses propres dossiers comptables?
Oui. Lorsque Comptabilité est activée pour votre entreprise et que votre utilisateur y a accès, Heyquip fournit un plan comptable, des écritures et des vues du grand livre. Nous pouvons revoir ensemble les réglages et les dossiers dont votre comptable a besoin.
Puis-je exporter des données pour QuickBooks ou Sage?
Heyquip propose des formats CSV QuickBooks et Sage pour les sommaires comptables, ainsi que des rapports PDF et Excel. Une personne révise et importe le fichier approprié. Ces exports ne synchronisent pas les factures ou les fiches clients en direct.
Le travail de votre bureau
Prenez une facture que vous connaissez.
Remontez au travail, vérifiez les montants appliqués et voyez ce qui reste. Révisez ensuite le dossier à remettre au comptable.
Parlons de votre équipe